법적 표준 양식이 없는 재직증명서의 실체
많은 직장인이 인터넷에서 재직증명서양식다운을 검색할 때 국가에서 지정한 단일한 법정 양식이 존재할 것이라 생각합니다. 하지만 근로기준법상 재직증명서의 공식 서식은 따로 정해져 있지 않습니다.
기업마다 자체 인사규정에 따라 자유롭게 서식을 만들어 사용하므로 사내 양식이 있다면 그것을 쓰는 것이 가장 안전합니다. 다만 대외 기관에 제출할 때는 최소한의 공신력을 갖추어야 하므로 필수 기재 항목이 빠짐없이 들어가야 합니다.
서식을 직접 만들거나 다운받아 쓸 때도 법적 요건을 충족하는지 꼼꼼히 대조해 보는 과정이 필요합니다.
재직증명서양식다운 후 작성할 때는 인적사항과 재직기간, 용도 등을 정확히 기재해야 효력이 발생합니다. 법적으로 정해진 단일 표준 양식은 없으나 인사담당자가 확인하는 핵심 항목이 누락되면 반려되기 쉽습니다.
반드시 들어가야 하는 5대 필수 기재 항목
어떤 양식을 활용하든 누락되면 안 되는 핵심 데이터는 정해져 있습니다. 첫째는 근로자의 인적사항으로 성명, 주민등록번호, 주소가 들어갑니다.
주민등록번호 뒷자리는 보안을 위해 생략하거나 마스킹 처리하는 경우가 늘고 있으나 제출처의 요구에 따라 온전한 번호를 적어야 할 때도 있습니다. 둘째는 소속 부서와 직위 또는 직급입니다.
입사일과 현재까지의 재직기간은 셋째 항목으로 3년 미만 근로자는 월 단위까지, 장기 근속자는 연도 위주로 기재합니다. 넷째는 발급 용도입니다.
금융기관 제출용, 비자 발급용, 관공서 제출용 등 구체적인 목적을 명시해야 합니다. 마지막 다섯째는 회사의 정보와 대표자 직인입니다.
사업자등록번호, 회사 주소, 대표전화가 적혀 있어야 하며 법인인감이나 사용인감이 날인되어야 서류로서의 효력을 발휘합니다.
재직증명서양식다운 후 작성할 때 흔히 저지르는 실수
서식을 구해서 빈칸을 채울 때 실무자들이 가장 자주 하는 실수는 용도의 모호함입니다. 용도를 단순히 '제출용'이라고 두뭉뚱그려 적으면 금융기관이나 대사관에서 반려 조치를 내립니다.
'주택구입자금 대출 신청용'이나 '해외여행 비자 발급용'처럼 목적을 구체적으로 적어야 합니다. 또 다른 실수는 날짜의 불일치입니다.
발급일자가 현재 날짜와 맞지 않거나, 대표자 직인이 찌그러져 흐리게 찍힌 경우 위조 서류로 오해받을 수 있습니다. 경력증명서와 재직증명서를 혼동하여 퇴사자에게 재직증명서를 발급해 주는 행위도 대표적인 오류입니다.
퇴사자에게는 반드시 경력증명서를 발급해야 합니다.
회사에 발급을 요청하는 올바른 절차와 대처법
사내에 전용 양식이 존재하지 않거나 인사팀이 비협조적일 때는 어떻게 해야 할까요. 근로기준법 제39조에 따르면 사용자는 근로자가 퇴직 후라도 용도에 기간 등을 적은 증명서를 청구하면 즉시 발행해 주어야 합니다.
재직자의 경우에도 사내 인사규정이나 복리후생 지침에 따라 발급 신청서를 사내 그룹웨어로 접수하면 보통 1일에서 2일 이내에 수령할 수 있습니다. 만약 영문 증명서가 필요한 상황이라면 한글 양식 외에 영문 성명과 직위 표기가 여권 상의 정보와 일치하는지 사전에 대조하는 세심함이 요구됩니다.