기업의 사내 행사를 기획할 때 내부 인력만으로는 한계가 발생합니다. 매끄러운 진행과 안전한 운영을 위해 외부 전문 업체를 찾게 됩니다.
체육대회업체 선정이 행사의 성패를 가르는 이유입니다. 대행사를 고를 때 가장 먼저 확인해야 할 부분은 견적서의 세부 항목입니다.
총비용만 명시된 견적서는 피해야 합니다. MC 진행비, 음향 및 조명 장비 렌탈비, 운동용품 구입비, 안전요원 인건비가 명확히 분리되어 있는지 살피는 게 좋습니다.
통상적으로 전체 예산의 삼십 퍼센트 이상이 장비와 인력 투입에 쓰이는지가 신뢰도의 척도가 됩니다.
체육대회업체를 고를 때는 총 예산 대비 인건비와 장비비 비율을 따져야 합니다. 또한 단순 레크리에이션 위주인지 전사 참여형 맞춤 프로그램인지 확인하는 것이 필수적입니다.
프로그램 구성과 맞춤형 기획력 검증하기
모든 체육대회업체가 똑같은 프로그램을 돌리는 것은 아닙니다. 연령대 구성이나 남녀 성비, 임직원 성향을 고려하지 않은 일률적인 명랑운동회는 참여율을 떨어뜨립니다.
사내 체육대회업체와 미팅을 진행할 때는 과거 포트폴리오를 요구해야 합니다. 단순히 사람이 많이 모인 사진보다는 세부 종목 구성안을 요청하는 것이 효과적입니다.
협동 바운드, 대형 피사의 탑 쌓기 같은 전통 종목 외에도 최근 트렌드를 반영한 이색 종목이 포함되어 있는지 확인해야 합니다. 임원진 참여율을 높일 수 있는 프로그램이 따로 준비되어 있는지도 세심하게 따져볼 대목입니다.
안전관리 체계와 보험 가입 여부 확인
야외에서 진행되는 대규모 행사는 부상 위험이 항상 도사립니다. 체육대회업체를 선정할 때 비용이나 프로그램만큼 중요한 것이 안전 대책입니다.
계약을 체결하기 전에 주최자 배상책임보험에 필수로 가입되어 있는지 증명서를 요청해야 합니다. 현장에 전문 응급 구조사와 구급차가 상주하는지, 우천 시 대체할 수 있는 실내 플랜비가 마련되어 있는지도 계약서에 명시하는 것이 좋습니다.
비상 상황 발생 시 대피 경로와 책임 소재가 불분명한 영영 소규모 업체는 가급적 배제하는 편이 안전합니다.
담당 PM의 현장 소통 능력과 레퍼런스 체크
견적을 낼 때와 당일 현장을 지휘하는 팀이 다른 경우가 더러 발생합니다. 계약 전 미팅을 주도한 담당자가 행사장 당일 현장 총괄 피엠으로 참여하는지 확인해야 합니다.
실무자의 연차나 과거 유사 규모 행사 진행 경력을 꼼꼼히 물어보는 과정이 필요합니다. 대기업이나 중견기업 레퍼런스가 많다고 해서 무조건 우리 회사에 적합한 것은 아닙니다.
우리 회사의 기업 문화와 예산 규모에 맞는 레퍼런스를 보유한 체육대회업체를 선택하는 것이 만족도를 높이는 가장 확실한 길입니다.