기업의 비대면 업무 효율을 좌우하는 핵심 인프라는 단연 화상회의시스템입니다. 코로나19 팬데믹을 거치며 도입은 보편화되었으나, 여전히 회의 중 소리가 울리거나 화면이 끊기는 현상으로 골머리를 앓는 현장이 많습니다. 성공적인 구축을 위해서는 소프트웨어 라이선스 선택부터 하드웨어 물리 장비 구성, 네트워크 환경 최적화까지 다각도의 기준을 세워야 합니다.
기업용 화상회의시스템을 구축할 때는 회의실 규모별 음향 및 영상 장비 스펙, 기존 사내 그룹웨어와의 연동성, 그리고 네트워크 대역폭 확보를 면밀히 따져야 합니다. 줌(Zoom), 마이크로소프트 팀즈(MS Teams), 시스코 웹엑스(Cisco Webex) 등 대표적인 솔루션의 특성과 하드웨어 호환성을 종합적으로 검토하는 것이 필수적입니다.
회의실 규모에 맞는 하드웨어 장비 구성 법
공간의 물리적 크기를 무시한 장비 도입은 비용 낭비로 직결됩니다. 소규모 허들룸부터 대형 임원 회의실까지 수용 인원에 맞는 카메라 렌즈 화각과 마이크 지향각을 선택해야 합니다. 4인 이하 소회의실은 올인원 소형 바 타입의 화상장비로 충분하지만, 15인 이상 대회의실은 확장형 마이크와 천장형 스피커, 그리고 화전자 추적이 가능한 PTZ 카메라를 조합해야 사각지대 없는 회의가 가능합니다.
| 회의실 규모 | 권장 수용 인원 | 필수 하드웨어 구성 | 네트워크 권장 대역폭 |
|---|---|---|---|
| 허들룸 | 2~4인 | 올인원 비디오바, 통합 마이크 | 상하향 20 Mbps |
| 중회의실 | 6~10인 | 듀얼 디스플레이, 광학줌 PTZ 카메라 | 상하향 50 Mbps |
| 대회의실 | 12인 이상 | 천장형 마이크 어레이, 스마트 트래킹 카메라 | 상하향 100 Mbps 이상 |
소프트웨어 솔루션과 사내 인프라 연동
현재 시장에서는 줌, 마이크로소프트 팀즈, 시스코 웹엑스가 기업용 시장을 3분하고 있습니다. 사내에서 이미 마이크로소프트 365를 전사적으로 활용 중이라면 팀즈 도입이 일정 관리나 문서 협업 측면에서 유리합니다.
반면 외부 파트너와의 빈번한 미팅이 주를 이룬다면 별도의 계정 로그인 없이 웹 링크 접속이 편리한 줌이 효율적입니다. 또한 SSO(단일 인증) 시스템과 연동해 보안성을 높이고, 사내 방화벽 정책에 걸리지 않도록 방화벽 포트 예외 설정을 미리 확인하는 작업이 동반되어야 합니다.
음향 품질 확보와 네트워크 대역폭 설계
영상보다 회의의 맥을 끊는 주범은 대체로 음향 문제입니다. 하울링 현상과 에코를 방지하기 위해 DSP(디지털 신호 처리) 기능이 탑재된 마이크를 도입하는 편이 좋습니다.
아울러 다수의 인원이 고화질(1080p 이상) 영상과 화면 공유를 동시에 진행할 때 패킷 손실이 발생하면 화면이 멈추거나 음성이 지연됩니다. QoS(서비스 품질) 설정을 통해 화상회의 트래픽에 우선순위를 부여하고, Wi-Fi 환경보다는 안정적인 유선 랜 환경을 구축하는 것이 기본 원칙입니다.
도입 예산 산정과 유지보수 프로세스
초기 구축 비용에만몰두하여 라이선스 비용과 향후 3년간의 유지보수 비용을 누락하는 경우가 흔합니다. 하드웨어 제조사별로 제공하는 보증 기간과 장애 발생 시 대체 장비(LSR) 출동 서비스 여부를 계약 단계에서 명시해야 합니다. 사내 IT 전담 인력이 부족한 중소기업의 경우, 원격 모니터링이 지원되거나 클라우드 기반 관리자 페이지가 직관적인 솔루션을 선택해야 장애 발생 시 대응 시간을 단축할 수 있습니다.